Kỹ thuật Pomodoro là gì? 5 lý do sử dụng Kỹ thuật Pomodoro tại nơi làm việc

Kỹ thuật Pomodoro là một kỹ thuật quản lý thời gian trong đó bạn chia nhỏ tất cả các nhiệm vụ của mình thành các khối thời gian tập trung 25 phút.

Kỹ thuật Pomodoro là gì? 5 lý do sử dụng Kỹ thuật Pomodoro tại nơi làm việc

Kỹ thuật Pomodoro là gì? 

Kỹ thuật Pomodoro là một kỹ thuật quản lý thời gian trong đó bạn chia nhỏ tất cả các nhiệm vụ của mình thành các khối thời gian tập trung 25 phút

Giữa mỗi khối thời gian, có một khoảng thời gian nghỉ năm phút. Và sau khi hoàn thành bốn Pomodoros, bạn nghỉ lâu hơn thường là 15 đến 30 phút.

Kỹ thuật pomodoro phổ biến với những người làm việc tự do muốn theo dõi thời gian, sinh viên muốn học tập hiệu quả hơn và bất cứ ai muốn cải thiện bản thân trong công việc hoặc trong các dự án cá nhân của họ.

Kỹ thuật pomodoro đơn giản, nhưng rất hiệu quả.

Ai tạo nên kỹ thuật Pomodoro?

Nhà phát triển và doanh nhân Francesco Cirillo đã tạo ra kỹ thuật pomodoro vào cuối những năm 1980, khi ông bắt đầu sử dụng đồng hồ bấm giờ nhà bếp hình quả cà chua để sắp xếp lịch làm việc của mình. 

Mỗi khoảng thời gian làm việc được gọi là pomodoro, từ tiếng Ý có nghĩa là cà chua (số nhiều: pomodori). 

Kỹ thuật pomodoro về cơ bản đào tạo mọi người tập trung vào các nhiệm vụ tốt hơn bằng cách giới hạn thời gian họ cố gắng duy trì sự tập trung đó và đảm bảo nghỉ ngơi phục hồi từ nỗ lực. 

Francesco Cirillo

Phương pháp này được thiết kế để khắc phục xu hướng trì hoãn và đa nhiệm - cả hai đều được phát hiện là làm giảm năng suất - và giúp người dùng phát triển thói quen làm việc hiệu quả hơn. 

Quản lý thời gian hiệu quả cho phép mọi người hoàn thành công việc nhiều hơn trong thời gian ngắn hơn, đồng thời thúc đẩy ý thức hoàn thành và giảm khả năng kiệt sức . 

Quy trình cốt lõi của Kỹ thuật Pomodoro bao gồm 6 bước

1. Chọn một nhiệm vụ bạn muốn hoàn thành

Một cái gì đó lớn, một cái gì đó nhỏ, một cái gì đó bạn đã đặt ra trong một triệu năm cũng không thành vấn đề. Vấn đề là điều đó xứng đáng với sự chú ý đầy đủ, không phân chia của bạn.

2. Đặt Pomodoro trong 25 phút

Hãy quyết tâm: Tôi sẽ dành 25 phút cho nhiệm vụ này và tôi sẽ không làm gián đoạn bản thân. Bạn có thể làm được! Rốt cuộc, nó chỉ là 25 phút.

3. Thực hiện nhiệm vụ cho đến khi Pomodoro đổ chuông

Thực hiện nhiệm vụ trong 25 phút tiếp theo. Nếu bạn đột nhiên nhận ra mình có việc khác cần làm, hãy viết nhiệm vụ vào một tờ giấy.

4. Khi Pomodoro đổ chuông, đánh dấu vào một tờ giấy

Xin chúc mừng! Bạn đã dành toàn bộ Pomodoro, không bị gián đoạn cho một nhiệm vụ.

5. Nghỉ ngơi ngắn sau công việc

Hít thở, thiền, lấy một tách cà phê, đi dạo ngắn hoặc làm gì đó thư giãn (nghĩa là không liên quan đến công việc). Bộ não của bạn sẽ cảm ơn bạn sau này.

6. Cứ 4 pomodoros, hãy nghỉ lâu hơn sau công việc

Khi bạn đã hoàn thành bốn pomodoros, bạn có thể nghỉ ngơi lâu hơn. 20 phút là tốt. Hoặc 30. Bộ não của bạn sẽ sử dụng thời gian này để đồng hóa thông tin mới và nghỉ ngơi trước vòng tiếp theo của Pomodoros.

Học cách làm việc cùng với thời gian, loại bỏ sự kiệt sức, quản lý phiền nhiễu và tạo ra sự cân bằng cuộc sống của công việc tốt hơn, chỉ sử dụng bút, một số giấy và đồng hồ bấm giờ trong bếp.

5 lý do để sử dụng Kỹ thuật Pomodoro tại nơi làm việc

Những người ủng hộ Kỹ thuật Pomodoro biên soạn danh sách dài các lợi ích mà kỹ thuật này mang lại cho người sử dụng. Dưới đây là năm lợi ích của kỹ thuật Pomodoro giúp tăng cường công việc.

1. Quản lý phiền nhiễu và kiểm soát thời gian của bạn

Kỹ thuật Pomodoro cho phép bạn kiểm soát thời gian của chính mình. Nếu một đồng nghiệp tiếp cận bạn trong khi đang ở giữa pomodoro, hãy sử dụng thông báo → đàm phán → lịch trình → gọi lại phương pháp tiếp cận để trì hoãn sự gián đoạn cho đến khi bạn sẵn sàng. 

Vui lòng thông báo cho họ rằng bạn đang ở giữa một cái gì đó, nhưng hãy thương lượng và sắp xếp thời gian khi bạn sẽ sẵn sàng giúp đỡ. Sau đó, khi bạn đã sẵn sàng, mời họ quay lại và nói chuyện với bạn.

Khi gặp những phiền nhiễu là nội tâm hãy viết chúng xuống một tờ giấy và đẩy đến cuối pomodoro của bạn. 

2. Gia tăng trách nhiệm

Vào cuối mỗi pomodoro, hãy dành một phút để viết ra mọi thứ bạn đã hoàn thành. Giữ một bản ghi công việc của bạn sẽ cho phép bạn đưa ra một báo cáo năng suất ấn tượng và minh bạch cho các nhà quản lý của bạn.

3. Cải thiện kế hoạch hàng tuần và hàng quý

Ngoài việc tăng trách nhiệm, ghi lại thành tích của bạn sẽ giúp bạn dễ dàng lên kế hoạch hiệu quả trong tương lai. 

Theo thời gian, bạn sẽ có thể ước tính chính xác có bao nhiêu pomodori bạn sẽ cần để hoàn thành một loại dự án nhất định. 

Ví dụ, một nhà văn có thể nhận thấy rằng, trung bình phải mất ba pomodori để nghiên cứu một bài viết mới, một pomodoro để phác thảo suy nghĩ của họ và hai pomodori để viết bài báo. 

Sau này, khi họ đặt mục tiêu cho số lượng nội dung họ sẽ sản xuất trong một tuần hoặc chạy nước rút, họ sẽ có ý tưởng tốt hơn về số lượng bài viết họ có thể viết dựa trên thời gian họ có sẵn.

4. Giảm đau lưng và mệt mỏi về tinh thần

Kỹ thuật Pomodoro yêu cầu người dùng nghỉ ngơi thường xuyên. Bạn có thể đi bộ xung quanh văn phòng, lấy một bữa ăn nhẹ, lấy thêm chai nước của bạn...

Thức dậy để duỗi chân của bạn ngăn ngừa đau lưng và đau vai do bàn. Tương tự như vậy, cho phép tâm trí của bạn đi lang thang trong vài phút làm giảm sự kiệt sức trong ngày làm việc, và khi bạn cảm thấy tốt về thể chất và tinh thần, bạn sẽ làm được nhiều việc hơn.

5. Duy trì động lực

Khi bạn sắp hết pomodoro và công việc của bạn gần như đã hoàn thành, nó trở thành một cuộc đua thú vị với đồng hồ để kết thúc trước khi bạn hết thời gian.

Sự phấn khích thúc đẩy bạn làm việc nhanh hơn ngay cả khi bạn thường bắt đầu chậm lại. Những đợt động lực ngắn này cộng lại theo thời gian và sẽ tăng lượng công việc bạn hoàn thành.

Pomodoro sẽ thay đổi bạn như thế nào?